Vedtægter for foreningen ”Petras Hus” 

§01 Navn, adresse og område. 

Foreningens navn er Petras Hus. Foreningens adresse er den til enhver tid siddende formands. Foreningens område er Hillerød kommune. 

§02 Formål. 

Foreningens formål er at bruge Petras Hus, som et aktivitetshus som styrker fællesskabet, kulturlivet, sundhed og kreativitet i lokalområdet. 

§03 Foreningens medlemmer. 

Som medlemmer kan optages enkeltpersoner og foreninger som understøtter foreningen Petras Hus formål. Et medlemskab forudsætter betaling af det på generalforsamlingen fastsatte kontingent. Som støttemedlemmer kan optages personer samt virksomheder, institutioner o.l. som støtter foreningens drift/formål eller på en anden måde har særlig interesse for foreningen. 

Såfremt et medlemskab ikke følger formål og ånd i foreningen og huset, kan bestyrelsen beslutte om medlemskabet skal ophøre. Evt. indbetalt kontingent vil ikke refunderes. 

§04 Medlems- og regnskabsår. 

Foreningens regnskabsår følger kalenderåret. Medlemskontingentet betales hvert halve år fremad. 

§05 Privatlivspolitik 

Medlemmer bliver indskrevet i foreningens medlemsliste med navn, adresse, telefonnr. og e-mailadresse. 

Medlemslisten opbevares på en sikker måde, og kan såfremt foreningen laver en hjemmeside, lægges til download beskyttet af et brugerlogin. 

Der bliver afholdt aktiviteter, hvor der bliver gemt spor af et medlemskab, fx i form af billeder og beskrivelser. Medlemmet kan blive nævnt i vores referat i en eller anden sammenhæng. På foreningens kontoudtog, vil medlemmets indbetalinger af kontingent eller udredning af udlæg også indeholde spor vedrørende medlemmet. 

Ved ophør af medlemskab vil medlemmet blive slettet fra foreningens medlemsliste fra udtrædelsesdatoen at regne. Oplysninger om medlemmet vil ikke blive fjernet fra referater, aktivitets beskrivelse og fotos, men foreningen tilbyder at fjerne medlemmets oplysninger, hvis medlemmet skriftligt forlanger dette. 

Som forening håber vi dog på medlemmets accept af, at der ligger disse spor efter dennes tilstedeværelse i aktiviteterne, så vores historik kan bevares i form af billeder beskrivelser. 

Omkring spor i forhold til foreningens konto i banken, er denne underlagt gældende lov om revision og der vil dermed være en tidsfrist som skal udløbe, før sletning af spor kan ske. Dette er foreningen uvedkommende. Medlemmet kan få oplyst foreningens kontonummer og må selv være ansvarlig for at kontakte banken for fjernelse af disse spor, såfremt dette ønskes. 

§06 Ordinær generalforsamling. 

Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i slutningen af Januar måned. 

Indkaldelse til den ordinære generalforsamling skal ske skriftligt til medlemmerne evt. via. E-mail med minimum 3 ugers varsel. 

Forslag som medlemmerne ønsker skal til beslutning på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde seneste 8 dage før generalforsamlingens afholdelse. 

Beslutninger til de indkomne forslag afgøres ved simpelt stemme flertal, dog undtaget beslutninger om ændring af vedtægter eller foreningens opløsning. 

Der kan alene stemmes til de fremsendte forslag ved personligt fremmøde eller ved fuldmagt. Hvert medlem/husstandsmedlem har en stemme. 

Stemmeret forudsætter rettidigt indbetalt kontingent for indeværende medlemshalvår samt at man er fyldt 18 år før generalforsamlingen. 

Såfremt blot et medlem kræver det, skal afstemning foregå skriftligt. 

Den ordinære generalforsamlings dagsorden skal som minimum indeholde følgende punkter.: 

1. Valgt af dirigent og referent. 

2. Formanden aflægger bestyrelsens beretning for foregående regnskabsår til godkendelse. 

3. Kassereren aflægger revideret regnskab for foregående regnskabsår til godkendelse. 

4. Kassereren forelægger forslag til budget og kontingent for næstfølgende regnskabsår til godkendelse. 

5. Behandling af indkomne forslag, jf. tidsfrist samt behandling af eventuelle støttemedlemmers medlemskab jf. §3 

6. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 

7. Valg af revisor og revisorsuppleant. 

8. Eventuelt. (Bemærk, der kan ikke stilles forslag til beslutning på selve dagen for den ordinære generalforsamling.) 

§07 Ekstraordinær generalforsamling 

Ekstraordinær generalforsamling afholdes såfremt formanden eller et flertal af bestyrelsen kræver det, eller hvis mindst 25% af medlemmerne skriftligt anmoder herom. Det påhviler bestyrelsen at indkalde inden 5 uger efter modtaget begæring efter samme regler som ordinær generalforsamling. Begæringen skal indeholde begrundelse og anførelse af forslag som ønskes behandlet. 

§08 Foreningens ledelse 

Foreningens ledelse varetages af en bestyrelse på 7 medlemmer. Bestyrelsesmedlemmerne vælges for 2 år ad gangen, henholdsvis 3 og 4 hvert andet år. 

Det første år vælges 7 medlemmer. De 3 med laveste stemmetal dog kun for et år. Hvert år vælges 3 suppleanter, som i tilfælde af, at bestyrelsesmedlemmer afgår, indtræder for disse i samme valgperiode og i den orden de har fået stemmer. Der vælges hvert år 1 revisor og 1 revisorsuppleant. Revisor og revisorsuppleant kan ikke samtidigt være medlem af bestyrelsen. 

§09 Konstituering 

På førstkommende bestyrelsesmøde konstituerer bestyrelsen sig selv, frem til næste generalforsamling, med mindst nedenstående formelle poster: 

§10 Beslutnings- og tegningsregler. 

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 bestyrelsesmedlemmer er til stede. Forslag afgøres ved simpelt flertal, hvor formandens stemme tæller dobbelt ved stemmelighed. 

Foreningen tegnes af formanden, eller i dennes fravær af næstformanden. 

Økonomisk tegnes foreningen af formanden og kassereren i forening, idet kassereren dog selvstændigt kan disponere over foreningens bankkonto. 

Køb og salg af fast ejendom samt optagelse af lån skal forinden godkendes af generalforsamlingen. 

Alle beslutninger skal dokumenteres og føres i en særlig mappe eller protokol. 

§11 Vedtægtsændringer 

Ændringer i vedtægterne kan vedtages på en generalforsamling, såfremt mindst 50% af foreningens medlemmer er til stede og mindst 2/3 af de fremmødte stemmer for. Er det krævede antal medlemmer ikke til stede, kan ændringer vedtages på en ekstraordinær generalforsamling senest 5 uger senere, såfremt 2/3 af de fremmødte stemmer for. 

§12 Foreningens ophør. 

Foreningens ophør kan besluttes på en generalforsamling, såfremt mindst 2/3 af samtlige foreningens medlemmer stemmer herfor. Kan opløsningen ikke vedtages på grund af manglende fremmøde, kan den vedtages på en ekstraordinær generalforsamling senest 5 uger senere, såfremt mindst 2/3 af de fremmødte stemmer herfor. 

§13 Disposition af foreningens midler ved ophør. 

Ved foreningens ophør overgår eventuelle midler til beslægtede formål, så vidt muligt inden for foreningens område, efter den opløsende generalforsamlings bestemmelse. Foreningens midler kan ikke fordeles mellem medlemmerne. 

Opdateret 2022-04-11